Constancia de Situación Fiscal, ¿debo solicitarla a mis trabajadores?

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En los últimos días, un tema muy de moda en redes sociales ha sido el de la Constancia de Situación Fiscal. Los patrones están solicitando a sus empleados que emitan este documento ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y lo envíen al departamento de recursos humanos de su empresa. Pero, ¿por qué? 

En Microsip, cómo un ERP experto en el cumplimiento fiscal te compartimos ésta y otras respuestas a las preguntas más frecuentes sobre la Constancia de Situación Fiscal. 

¿Qué es la Constancia de Situación Fiscal?

Es un documento que expide el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el cual contiene el nombre del contribuyente, el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), la Cédula de Identificación Fiscal, así como el código postal del domicilio fiscal del trabajador.

¿Por qué las empresas solicitan la Constancia de Situación Fiscal?

En la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), el SAT requiere datos del emisor y receptor de las facturas, como su régimen fiscal y código postal, los cuales deben coincidir con los del RFC. Por esta razón las empresas piden a sus empleados su Constancia de Situación Fiscal. Para tener la seguridad de que los datos que se utilizarán en el CFDI de nómina están correctos, y así aplicar las deducciones correspondientes. Por lo tanto, solicitan la Constancia de Situación Fiscal, no para obtener la constancia en sí, si no para asegurarse de que la empresa cuenta con la información para el correcto timbrado de la nómina. 

¿Dónde pueden obtener mis empleados la Constancia de Situación Fiscal?

El SAT creó el sitio “Genera tu Constancia de Situación Fiscal” en el cual se puede obtener este documento utilizando la contraseña o e-firma actualizada. Se ingresa la información que el sitio solicita y el SAT envía al contribuyente por correo electrónico su constancia. 

También existe otra opción para obtenerla por internet, a través del sitio de SATID. En esta página no es obligatorio contar con la firma electrónica o contraseña. Sólo se necesita el RFC del contribuyente a 13 posiciones, su correo electrónico personal y un número de celular a 10 posiciones. 

Otra forma de obtenerla es por medio de la aplicación SAT Móvil, la cual se puede utilizar desde cualquier teléfono celular o tableta. En esta opción, el contribuyente requiere tener su RFC y contraseña. 

Si no hubo éxito vía electrónica, el contribuyente puede acudir a las oficinas del SAT en horario laboral. No es necesario agendar una cita, sólo necesita llevar su identificación oficial vigente y RFC.  

¿Cuál es la fecha límite para tramitar la Constancia de Situación Fiscal?

No hay un plazo establecido. La Constancia de Situación Fiscal se puede tramitar durante todo el año. 

Las empresas la empezaron a exigir a sus empleados porque debían de cumplir con la facturación electrónica CFDI 4.0 a partir del 1 de julio de 2022. Sin embargo, el SAT recientemente anunció una prórroga, iniciando la obligatoriedad de la versión 4.0 hasta el 1 de enero de 2023. 

¿Qué pasa si mis empleados no me entregan su Constancia de Situación Fiscal antes del 1 de enero? 

Si tu empresa no cuenta con los datos contenidos en la Constancia de Situación Fiscal tendrá errores al momento de emitir el comprobante de nómina, y por ende en el pago. 

¿Puedo retener el pago a los empleados que no consiguieron su Constancia de Situación Fiscal?

La Ley Federal del Trabajo prohíbe retener los pagos. La autoridad fiscal señala que en caso de cualquier retención salarial, los trabajadores pueden hacer una denuncia ante la Procuraduría Federal del Trabajo (Profedet). 

Aunque el SAT ha prorrogado la obligatoriedad del CFDI 4.0 hasta 2023, te recomendamos continuar con la recabación de datos de tus empleados para el correcto timbrado de la nómina y seguir trabajando en el proceso de transición a la nueva factura electrónica. ¡Prepárate con tiempo para esta obligación fiscal! 

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Si ya eres usuario Microsip, te invitamos a ver el video “Cómo validar los datos fiscales de los clientes para CFDI 4.0 en Microsip 2022”. 

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