Ricardo Jauregui – Director General SF Consultoría
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Hoy en día no basta con tener la contabilidad en forma, los impuestos en tiempo y las operaciones en regla, sino que adicional a esto debemos tener la materialidad de nuestras operaciones, concepto que no ha sido definido por ninguna ley en México, pero que el SAT lo exige en nuestras operaciones, ¿en cuáles? Puede ser en una sola o en todas las de un ejercicio y/o proveedor, así de complicado es este tema.
Cuando los clientes me cuestionan por la mejor práctica para atender este concepto, no tengo una respuesta contundente, pero lo que si les menciono son algunos puntos que pudieran ayudarles a demostrar que las operaciones fueron reales y puedan desvirtuar la simulación que presumen los del SAT, los puntos a considerar serían los siguientes:
Contrato. Con este documento se demuestran derechos y obligaciones de las partes y es la piedra angular para cualquier defensa. En el mismo se debe indicar que el proveedor cuenta con la infraestructura, inventarios, personal, activos, fechas del servicio (personas que lo brindarán) o venta de artículos, y que su objeto social sea acorde a lo que me está ofreciendo.
Factura. Aquí se manifiesta el servicio o articulo producto de la transacción, su clave, unidades, precio unitario, la forma de pago, el método de pago, lugar y fecha de la operación. Cabe señalar que cualquier modificación será motivo de presunción de simulación en la operación, por lo cual en caso de existir se sugiere subsanar el documento inicial.
Forma de pago. Cuando el pago fue por transferencia o efectivo, se deberá mostrar estado de cuenta que lo pruebe, en caso de usar una forma distinta (compensación, condonación, novación, cesión, etc.) entregar documentación que respalde la operación, pudiendo ser contratos, pagarés, letras de cambio entre otros.
Opinión de cumplimiento del proveedor. Si bien es cierto este instrumento no demuestra que los impuestos hayan sido pagados, al menos indica si los impuestos han sido presentados en tiempo, con lo cual al momento de realizar operaciones con los nuevos proveedores debemos solicitarlos y mensualmente hasta culminar con la relación comercial.
Seguimiento al servicio o enajenación. Cuando la facture ampare conceptos que se deban supervisar, se deberán entregar bitácoras, informes de avance de obra o proyecto, manuales o cualquier otro elemento que manifieste una revisión constante a los objetivos contratados.
Terceros involucrados. En caso de que el contrato lo haya revisado un fedatario público, abogado independiente o despacho jurídico deberá informar el nombre, RFC, teléfono, número de cédula profesional, dirección electrónica y contrato de prestación de servicios.
Entregable. Por último y no menos importante, el objeto de la contratación con nuestro proveedor, dicho expediente se sugiere, sea lo más completo posible para poder proteger en mayor medida nuestra operación. Dependiendo de la transacción que hayamos realizado será lo que deberá contener el entregable, por ejemplo, una obra, reparación o remodelación, incluir evidencia fotográfica del desarrollo, en caso de ser servicio de personal, bitácoras de entrada y salida, control de asistencias, reporte de incidencias, para los servicios legales, contables, laborales, etc., la evidencia de que se entregó documentación para su valoración, análisis, interpretación y redacción, entre otras cosas.
Estos puntos no aseguran que se satisfagan los requisitos excesivos y arbitrarios de la autoridad, pero si nos ayudan a tener un expediente más completo de nuestros proveedores y si en algún momento tuvimos operaciones con un proveedor fantasma tengamos elementos sólidos para argumentar.
Como empresario estamos viviendo una incertidumbre en muchos aspectos, económica, fiscal, jurídica y de inseguridad, no nos queda más que analizar a fondo nuestra empresa, conocer las debilidades y asesorarnos con expertos que puedan ayudarnos a proteger el patrimonio que por años hemos forjado.
