El inicio para realizar los procesos de administración de proyectos (AP) es precisamente una lista, autorizada y priorizada, de las iniciativas que maximizan la inversión. Considerándolo, busquemos identificar algunos de los puntos elementales que hacen que la AP genere valor. Para hacerlo, primero debemos describir lo que es la AP y cómo se conforma de acuerdo al Project Management Institute® (PMI). Bajo esta perspectiva, el PMI establece, palabras más o menos, que la AP es el “Conjunto de habilidades, herramientas y técnicas que ayudan a iniciar, planear, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto para cumplir la triple restricción (tiempo, costo, alcance), así como el objetivo de negocio por el que fue considerado”. Así, la gestión de proyectos se conforma de cinco grupos de procesos (engranes internos) que nos indican qué hacer y 10 áreas de conocimiento (engranes externos) que nos ayudan a identificar cómo dirigirlo.
El PMI identifica 47 procesos o herramientas que le permiten al profesional de gestión de proyectos coordinar sus iniciativas, quien distinguirá cuáles realmente necesita para alcanzar la exactitud y precisión que requiere su proyecto.
Los engranes, al igual que en un reloj, requieren estar en perfectas condiciones para que el sistema (proyecto) funcione adecuadamente. La pregunta es: ¿debemos aplicar todos para dar el resultado? ¿Aplicarlos todos no es burocrático? La respuesta dependerá del nivel de exactitud y control que demanda el proyecto. Para saber si cuenta con los procesos mínimos, evalúe los siguientes factores: número de cambios en el proyecto, cantidad de sobreesfuerzos dedicados, número de retrabajos realizados y acciones correctivas aplicadas.
