A la hora de celebrar un evento de cualquier tipo, la correcta planificación es fundamental para garantizar su éxito. Un evento mal organizado puede marcar un antes y un después.
La planificación abarca todos los aspectos del evento, desde su concepción inicial y etapa de generación de ideas hasta todo el desarrollo del evento, su cierre y después del mismo.
Todo el mundo quiere que sus eventos se desarrollen sin problemas, y contratar a alguien que se encargue de la gestión de eventos puede ayudar a reducir el estrés y permitir que los clientes disfruten de su noche.
Montse y Balbina Garza Sada son creadoras de Bivento, negocio a través del cual ofrecen el servicio de organización de eventos.
Aunque tiene alrededor de 5 años que empezaron, desde el 2008 Montse estuvo en el área de coordinación de eventos de la Fundación Dr. Sonrisas, cargo donde se dio cuenta que le gustaba involucrarse en ese tipo de actividades. Además, son hijas de Lucía Sada, un referente en el servicio de catering.
“Un día llegó a preguntarme si quisiera coordinar una inauguración y ese fue nuestro primer evento”, comenta Montse.
Balbina comenzó después, trabajaba directamente en el área de ventas y atención a clientes en el negocio de su mamá y en ADVENIO, un negocio de guarderías para empresas.
Fue ahí donde también le tomó el gustó a los eventos, pero fue hasta el 2014 cuando le planteó a su hermana asociarse para coordinar eventos.
¿Qué tipo de servicios ofrecen?
Coordinación de todo tipo de eventos: empresariales, sociales, familiares, todos con excepción de bodas. Desde bautizos, aniversarios, cumpleaños, Primeras Comuniones, bendiciones, despedidas, entregas de anillos.
“Tenemos un primer acercamiento con el cliente cuando platicamos con él para entender el tipo de evento que quieren, le proponemos todo un traje hecho a la medida, para que sea realmente el evento único y especial que quiera. Le hacemos una cotización proponiéndole todo, hasta que le guste. Tenemos todo el trato con los proveedores, hacemos el montaje del evento para lograr que el cliente llegue como un invitado más a su propio evento y pueda disfrutar.”
¿De qué actividades se encarga cada quién?
“Las dos estamos involucradas en todo, para evitar descuidar cualquier detalle. Donde si nos dividimos, es en el trato con los proveedores.”
Balbina se encarga más de catering, snacks, entretenimiento y equipos de audio y sonido, personal de servicio y Montse de renta de equipo, mobiliario y decoración.
“Pero tratamos de estar las dos en todas las juntas con los clientes y durante el montaje.”
¿Cuál fue el mayor reto al comenzar el negocio?
Balbina: “Por una parte, confiar en cada nuevo proveedor. Nuestro negocio es un servicio, y depende en gran parte de los proveedores con los que trabajemos. Si un proveedor queda mal, nosotros quedamos mal. El reto fue confiar en cada uno, en que se iba a cumplir lo contratado en los tiempos establecidos. Hemos hecho una muy buena mancuerna con muchos proveedores y es gran parte de lo que más nos gusta. Y por otro lado, adelantarnos a cada cliente para poder ofrecerle todo lo que necesita y lograr que el evento salga perfecto y supere sus expectativas.
Cada evento es muy diferente, la mayoría de nuestros eventos son al exterior en jardines particulares, por lo que también el clima es un factor que complica la ecuación, siempre tratamos de encontrar soluciones inmediatas para prevenir cualquier imprevisto y tener un plan B. Es armar todo desde cero, cada uno diferente al otro.”
¿Qué es lo que más han aprendido del negocio?
“Que el servicio es importantísimo, poder satisfacer las necesidades de cada cliente y buscar cada día hacerlo mejor. Es un trabajo muy reconfortante el poder satisfacer las necesidades del cliente y que detrás de cada negocio y marca está la parte humana. Disfrutamos mucho aprender de cada cliente así como de cada proveedor que tratamos en el camino. Esto es lo más gratificante y lo que a la larga, más enseñanzas nos deja.”
¿La mayor satisfacción qué les ha dejado?
“Hacer feliz a las personas, poder ayudarlas en sus necesidades. Nos encanta cuando nos retan porque les urge algo para YA, y poder solucionar automáticamente cualquier imprevisto. Nos gusta decir que no estamos satisfechas porque dejaríamos de buscar querer hacer mejor las cosas, sin embargo, estamos contentas cada día trabajando en conjunto por dar el mejor servicio que podemos con lo que tenemos en nuestras manos.”
¿Cuáles características diferencian a Bivento de otros negocios similares?
“La eficiencia en dar respuesta y servicio al cliente una vez que nos contactan, procuramos que no pasen más de 24 horas para dar seguimiento. El respeto al presupuesto que cada cliente trae para su evento, procuramos acoplarnos a trabajar con todo tipo de presupuestos para hacer un evento a la medida, sin exigir un mínimo y pueda salir como el cliente quiere.
“Contamos con un amplio repertorio de proveedores que proponemos para cada tipo de evento, sin embargo, tenemos apertura a conocer y tratar nuevos proveedores sin cerrarnos a los únicos con los que hemos trabajado, con quienes tenemos gran confianza y buscamos que ellos también nos tengan esa confianza.
“Y consideramos que tenemos protocolos muy claros para hacer la experiencia fluida y profesional, de tal forma que los clientes puedan relajarse y sentir que dejaron todo en nuestras manos para sentirse un invitado más en su propio evento.”
Planes a futuro
“Seguir creciendo, tratar con nuevos proveedores, fortalecer nuestros lazos con los actuales proveedores que trabajamos para que quieran seguir apoyándonos con su servicio y ganarnos la confianza de nuevos clientes, sobre todo para nuestra rama de eventos empresariales.”
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