Imagina por un momento… Es 24 de diciembre, la hora en que toda la familia se reúna se acerca y tú aún te encuentras tratando de descifrar cómo estar listo para que tu empresa pueda facturar en CFDI 4.0 al finalizar el año.
Sabemos que los temas relacionados con la reforma fiscal generan más dudas que certezas y en esta ocasión no es la excepción. El CFDI 4.0 es un tema que ha estado vigente todo el año, ha ido cambiando a lo largo de este periodo y a estas alturas es difícil saber si las empresas deben seguir como hasta ahora o si lo mejor es actualizarse de una vez.
Ya sea que hayas decidido actualizarte en estos momentos o decidas esperar, te presentamos un plan de acción para que sea una transición sin tantos sobresaltos.
- Establece un periodo para la migración
El tiempo es un recurso no renovable y hay que gestionarlo de manera inteligente.
Identifica todas aquellas actividades relacionadas a la actualización y define una fecha de término para cada una de ellas. Estas actividades deberán tener asignado un responsable. Te recomendamos comunicar el plan a todas las áreas de tu empresa.
- Haz un listado de tus clientes con su información
Verifica si tu base de datos tiene la información correcta y completa de tus clientes. Esta es una de las tareas que lleva más tiempo porque implica revisar toda la información que tengas registrada, pero también es una de las más importantes.
Nota: Hay sistemas de facturación que te permiten importar bases de datos en formato excel, revisa si tu sistema cuenta con esta opción.
- Solicita la información faltante
Los datos mínimos que deberás conocer de tu cliente para emitir su factura son: RFC, nombre o denominación o razón social, régimen fiscal y código postal de su domicilio fiscal.
Una vez identificados los datos faltantes, envía un comunicado a nombre de tu empresa vía correo electrónico pidiendo te compartan la Constancia de situación fiscal o los datos que faltan.
La actualización de los datos también aplica para los proveedores y colaboradores (en este caso, recordemos que para el CFDI de nómina hay una nueva prórroga hasta el 31 de marzo de 2023).
- Verifica si tus clientes ya están aceptando CFDIs en la versión 4.0
Recuerda que mientras la prórroga no finalice, existe un periodo de convivenciaentre la versión de CFDI 3.3 y 4.0, esto genera que los sistemas de algunas empresas aún no acepten comprobantes fiscales digitales en la versión 4.0 por tal motivo, es importante que revises si no hay inconveniente en que tu compañía emita facturas en 4.0.
- Acércate con tu área contable o con un asesor para que te guíe en la migración de información y aclare todas tus dudas
Conoce a fondo los cambios principales del CFDI 4.0, despeja las dudas que tengas, así estarás listo para afrontar cualquier inconveniente que pueda surgir.
Si cuentas con el ERP Microsip 2022 puedes usar la herramienta para validar los datos fiscales de tus clientes. Encuentra el tutorial en Youtube: Cómo validar los datos fiscales para CFDI 4.0
- Finalmente, actualiza tu base de datos
Si toda la información está verificada, la migración de los nuevos datos se vuelve un proceso sencillo. Realiza pruebas en tu sistema de facturación para evitar cualquier contratiempo. Ahora sí estás más que listo.
