Un error común en nuestros proyectos es comenzar directamente con la etapa de planificación, omitiendo una previa iniciación. El Project Management Institute (PMI), en su estándar para la gestión de proyectos (PMBOK), establece que debemos llevar dos procesos:
1. Elaborar el acta constitutiva
También conocida como chárter es un documento que declara oficialmente el comienzo del proyecto. Incluye información general sobre diversos aspectos: alcance, justificación, riesgos, supuestos, restricciones, exclusiones, áreas participantes, etc. Un punto clave es la definición de los objetivos del proyecto y sus metas. Debe indicar claramente los objetivos que el proyecto busca cumplir, los cuales deben ser específicos, medibles y realistas, ya que de ser ambiguos o genéricos, será difícil evaluar el éxito del proyecto de forma objetiva y precisa al final del mismo. Posteriormente debemos asegurar que el alcance descrito está alineado a los objetivos, en otras palabras, hay que validar que el alcance del proyecto (sus entregables y actividades a realizar) es suficiente para cumplir con los objetivos y metas. En resumen:
-Los objetivos del proyecto explican lo que se quiere lograr
-Las metas definen cuánto o en qué medida se quieren alcanzar esos objetivos
-El alcance describe actividades y productos que buscan cumplir con los objetivos
Por último, el acta constitutiva debe designar al administrador del proyecto, y su nivel de autoridad y responsabilidad. El chárter aprobado le otorga autoridad oficial al administrador para utilizar los recursos asignados y gestionar el proyecto.
2. Identificar a los interesados
El término “interesado” se refiere a toda persona u organización afectada, para bien o mal, por el resultado del proyecto. Algunos pueden influir sobre él y por eso conviene identificarlos para visualizar sus requerimientos, expectativas y la forma en que influyen en los resultados del proyecto. Para documentar se elabora una “matriz de interesados”, que incluye:
-Nombre completo, rol dentro del proyecto y responsabilidades
-Datos de contacto (teléfono, correo electrónico, etc.)
-Requerimientos y expectativas sobre el proyecto
-Nivel de influencia y descripción de cómo lo influye
La matriz se actualiza a lo largo del proyecto, pues la influencia, necesidades y expectativas de los interesados cambian a través del tiempo.
Conclusión:
Los procesos de iniciación del proyecto establecen las bases informativas y administrativas que definen el rumbo que debe tomar nuestra planificación.
