Es verdad que nadie podrá negar que actualmente las organizaciones públicas y privadas viven con restricciones de presupuesto para alcanzar sus metas estratégicas, y en muchos de los casos se piensa que dejar de invertir en proyectos les permitirá mantener una reserva económica para sobrellevar el vendaval. Pero una visión más holística nos haría pensar que los objetivos de nuestras empresas se logran mediante proyectos y programas, que si no sabemos capitalizar, se convertirán en una desventaja contra nuestros competidores y una debilidad para nuestros clientes.
* Porcentaje de Proyectos cancelados debido a las condiciones económicas. Fuente: PMI’s Economic Snapshot
Por ello, cualquier modelo que se plantee, deberá ir encaminado a alcanzar alguno de los niveles expuestos, considerando que el modelo es un camino y no el fin en sí mismo. Por último, para responder a la pregunta que seguramente tiene en mente (¿cómo empiezo?), deberá tomar en cuenta la evaluación de dos aspectos críticos:
1. Los perfiles de los colaboradores que actualmente administran sus proyectos y 2. La cultura organizacional medida por sus procesos que permitan lograr la meta establecida.
¿Por dónde quiere comenzar?
La encuesta internacional del Instituto en Administración de Proyectos (PMI, por sus siglas en inglés), “The Pulse of the Profession”, identifica que en todas las organizaciones un promedio de 36% de los proyectos no crean el valor esperado. Pero en las ágiles y con modelos para gestionar sus iniciativas en pro de resultados, más de 80% los cumple.
Ahora que la administración de proyectos es un activo importante en las organizaciones ágiles, ¿qué valor ofrece? Aquí debemos centrarnos en la utilidad para la empresa. Según el PMI hay cinco niveles de valor con los que se mide la gestión de proyectos:
1. No se cuenta con modelo formal, todo es empírico y depende de la habilidad de coordinación de los colaboradores que gestionan el proyecto. La evaluación del éxito está sujeta a la percepción subjetiva del cliente o patrocinador de la iniciativa. Comentarios como “El proyecto está concluido, pero no estoy satisfecho” son comunes en los clientes.
2. Existe un modelo de gestión de proyectos establecido, pero la mayoría no sabe cómo utilizarlo y se ve más como un proceso burocrático. Al final el pensamiento es “Hay que llenar los formatos porque nos van a auditar”.
3. El modelo de gestión de proyectos es estándar y primordialmente se enfoca en que el proyecto salga de acuerdo al alcance, tiempo y costo establecidos por el cliente. Nos preocupamos por “Hacer lo que se nos pide” y no lo que realmente se necesita. Nuestros indicadores de desempeño de los proyectos se centran solamente durante su ejecución y no se evalúa su impacto una vez terminados.
4. Hay un modelo de proyectos que permite que nos desviemos del tiempo, costo y alcance planeados, pero siempre con el enfoque de cumplir los objetivos de negocio para el que fue creado. Existe la idea de “Nos costó más caro, con más tiempo y cambiamos lo que se nos pidió, pero alcanzamos la meta de reducción de costos, incremento de productividad y otros aspectos que eran el objetivo del proyecto”.
5. Nuestro modelo incorpora la medición de resultados del cumplimiento de la triple restricción del proyecto (costo, tiempo y alcance) durante su ejecución, y al finalizar se evalúa el impacto estratégico real que tuvo en la organización.
