Si eres emprendedor y quieres empezar tu negocio, es importante que tengas una comunicación clara en todo sentido para que alcances el éxito. Esto no es solo con tus prospectos y clientes, si no con tus proveedores de servicios.
Dar por hecho y asumir en lo profesional es un claro error que sucede diario sobre todo cuando estás empezando un negocio o cuando caes en zona de confort y te acostumbras en la rutina.
Cuando recién empecé mi negocio de consultoría, hubo una ocasión en que un prospecto, emocionado con los temas que impartía, le delegó a su gerente de RH que continuara con el proceso final para empezar un curso de comunicación y protocolo de negocios.
Ambas partes dimos por hecho que si el director ya estaba de acuerdo con el proceso, no tendríamos porque poner cuidado con los detalles de los contenidos. El día que se tenía que llevar a cabo el curso, resulta que no era lo que se esperaba y la calidad de mi actuación fue puesta en duda por los participantes.
Reconozco que debí haber dedicado tiempo a asegurarme que el mensaje que yo mandé estaba siendo entendido correctamente por el gerente de RH. La responsabilidad era mía, porque eso limitó la posibilidad de que tuviera una segunda entrada en esta empresa. Echarle la culpa a que él no revisó el contenido, solo entorpece la relación y no soluciona nada.
¿Qué debes hacer?
Tener una comunicación clara en los negocios es un “must” de todo emprendedor y de todo profesional. En mi caso, a partir de ese día, tengo un contrato que aclara en los anexos el detalle de lo que se va a hacer y me cercioro que la contraparte firme de aceptación; de esta forma no queda duda.
Un buen abogado puede redactar un documento con términos y condiciones que puedes usar como machote para que te asegures que las dos partes actúan en conformidad. Más allá de la parte legal, es un acuerdo de comunicación. No solo es cubrirte de tu lado si no apoyar a que la otra parte también tenga claros los acuerdos a su favor.
Cuando hay discrepancias en la comunicación entre personas, la mayoría de las veces es porque lo que yo dije, no necesariamente es lo que el otro entendió. Hace falta escuchar activamente para evitar malos entendidos. Mi sugerencia para lograr tener una excelente comunicación y construir relaciones duraderas te la resumo aquí.
Pasos para tener una escucha activa y exitosa
- Lenguaje no verbal
Al empezar una conversación, tu cuerpo tiene que estar totalmente dirigido a la otra persona, mirada a los ojos, corazón a corazón, toda tu posición tiene que estar en línea con la otra persona, tan solo tus pies estén dirigidos en otra dirección, puede interrumpir el mensaje.
- Parafrasea lo que la otra persona está diciendo
Cuando mencionas una o dos palabras de lo que la otra persona dice, le hace ver y reconocer que estás poniendo atención en su conversación y fortalece la conexión emocional.
- Resume al final todo lo que se dijo en la conversación
Aclara, repite y traduce en tus palabras lo que el otro dijo al terminar. Esto permite que otros aseguren que lo que dijiste es lo que realmente se entendió. Lo puedes hacer verbalmente o puedes mandar un escrito, minuta o resumen de la reunión. Asumir es un gran error en las negociaciones y que des por hecho que todo este claro es cuando más problemas se suscitan.
No siempre vas a tener a la mano un documento legal que cubra todos los aspectos de una transacción importante. Lo que si vas a tener a la mano es el arte de comunicar con asertividad. Seguir estos breves pasos en una conversación, te impulsa a construir y fortalecer relaciones de éxito, tener claridad en lo que emprendes y evitar costos de oportunidad por no haberlo hecho bien y con calma desde el principio.
Ale Marroquín
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