Es muy importante tomar en cuenta los hábitos de quienes están al frente de empresas con gran relevancia a nivel mundial, como Jeff Bezos, CEO de Amazon; quien restringe el número de reuniones que se llevan a cabo a lo largo del día, ya que él considera poco productivo este tipo de dinámicas, debido a que el número de encuentros entre los colaboradores vician el ambiente de trabajo a largo plazo. Bezos basa este planteamiento bajo la premisa de “cuanta más gente participe en una reunión, menos productivo será el encuentro”.
Tener una reunión planificada y que sea ejecutada de manera correcta para que se puedan alcanzar los objetivos requeridos. Es por eso que el portavoz y sales manager de Polycom Iberia, José María Vilar-Sancho Raga explica la fórmula en tres principales pasos que ayudarán a que las reuniones sean rápidas y eficaces.
1) Establecer una agenda
La agenda sirve como nuestra guía para que todos los involucrados, incluyendo los directivos, tengan claro cómo se va a desarrollar la reunión. “Se pueden crear turnos de palabra de cinco minutos cada uno para que se presenten o informe de los temas previamente establecidos. Se sabe quién va a hablar, en qué orden, por cuánto tiempo y sobre qué asunto. Después también puede haber un tiempo establecido para debatir o comentar cada tema”, señala el directivo de Polycom Iberia.
2) Limitar el tiempo
Establecer intervalos de tiempo reducidos a cada una de las presentaciones, para que las personas que tienen que presentar algo se centren en lo más importante y descartar lo menos. Tener un temporizador para respetar los tiempos y obligarnos a seguir esta misma línea.
3) Apegarse a la agenda y objetivos
Los participantes tienen que respetar la agenda y las limitaciones de tiempo, es crucial mantenerse firme, independientemente de lo importante que alguien piense que puede ser su información. “Llegado el momento final, la presentación debe cortarse sin más”, puntualiza el directivo.
El seguir estos consejos nos pueden ayudar a hacer más cortas y dinámicas esas reuniones tan tediosas. Para esto, hay que contar con los medios y herramientas necesarias previamente para que se pueda desarrollar sin ningún problema. El objetivo de estos pasos es que las reuniones sean encuentros productivos para resolver cualquier situación.
